Nabídka

Obchodní a úřední dopisy

Druhy obchodních dopisů

· Obchodní a úřední dopisy - právnické osoby mezi sebou (nabídka, poptávka)

· Dopisy občanů - na úřady, pro podnikatele

· Osobní dopisy - vedoucí pracovníci (jmenování)

· Soukromé dopisy - občané mezi sebou (blahopřání)

· Dopisy do zahraničí

Pro obchodní a úřední dopisy ve firmách nebo institucích se většinou vytvoří šablony, do kterých se vlastní text dopisu vpisuje.

Část dopisu

1. Hlavička dopisu

2. Poštovní adresa příjemce

3. Odvolací údaje

4. Datum

5. Věc

6. Oslovení

7. Text dopisu

8. Pozdrav

9. Razítko

10. Podpis

11. Přílohy

12. Rozdělovník

1. Hlavička dopisu

- v horní části (záhlaví) papíru

- max. 3 řádky

- obsahuje: logo, název a adresu právní firmy

Doplňující údaje - bankovní spojení, č. účtu

- IČ, DIČ

- číslo telefonu, fax

- e-mailová adresa a www.

- údaj a záznam v obchodním rejstříku

Předtisk - odvolací údaje

- telefon (pevná linka, mobil, fax, e-mail)

Bloková úprava- v součastné době převládá zarovnávání jen levý okraj

- vše se píše jednotně od levé svislice, účetní data

2. Adresa

- obchodní firmy, obor podnikání, oslovení, titul, jméno, příjmení, ulice, název

obce, PSČ

3. Odvolací údaje

1. skupina - váš dopis, ze dne, naše značka

2. skupina - telefon, mobil, fax, e-mail

3. skupina - datum

- odvolací údaje možno psát i řádkově pod adresové pole, pokud se v dopise neuvádí

odvolací údaje - píše se pouze spisová značka

4. Datum

· V odvolacích údajích - sestupně se spojovníkem, vždy dvoumístná čísla

nebo vzestupně

· V souvislém textu

5. Věc

- heslovité vyjádření obsahu dopisu

- slovo „Věc“ se nepíše

- dva řádky, mezera od adresového pole

- začíná velkým písmenem, bez tečky na konci

- max. do dvou řádků

6. Oslovení

- pro vynechání dalších dvou řádků

- vždy po levé svislici, za oslovením čárka

- mezi oslovením a odstavcem vynechat jeden řádek

- vyhneme se oslovení vážené paní a pánové

7. Členění vlastností textu dopisu

- hlavní část obklopují části rámcové i heslové

Charakteristika dopisu (věc)

· oslovení, úvod

· závěr

· pozdrav, podpis

· seznam příloh a seznam adresátů dopisu či jeho kopií

Úvod dopisu

- navážeme na předchozí korespondenci

- bez příchozího kontaktu, představíme svoji firmu a uvedeme důvod, proč

adresáta kontaktujeme

Vlastní text

- členíme do odstavců

- ukončuje se alespoň 7 cm

- texty nabídek a objednávek obsahují výčty:

· body, položky výčtů označených pomlčkami, číslicemi, písmeny abecedy

· na konci jednotlivých bodů - čárka nebo středník

8. Pozdrav

- mezi závěrem dopisu a pozdravem vynecháme řádek

- pozdrav - samostatný odstavec

- bez tečky na konci

9. Razítko

- nad vlastnoručním podpisem

- firmy, úřady

- nepovinné

10. Podpis

- každý dopis musí být podepsán

- vlastnoruční podpis

- mezi pozdravem a vytištěným jménem 3 řádky

11. Přílohy

- vynechat 1-3 řádky od levé svislice

uvádějí se - počtem

- vyjmenují se a zvýrazní

- vyjmenují se pod zvýrazněnými nadpisem

12. Rozdělovník

· na vědomí - rozdělení kopií dopisů většímu počtu adresátů

- výčet adresátů pod nadpis